Kayıt Başvurusu Hazırlığında Dikkat Edilmesi Gerekenler
Akademik bir derginin prestijli ulusal veya uluslararası indekslere (örneğin Scopus, Web of Science, DOAJ, PubMed, TR Dizin) kabul edilmesi, derginin görünürlüğü, saygınlığı ve etki faktörü açısından büyük önem taşır. Ancak bu indekslere başvuru süreci, titiz bir hazırlık ve dikkat gerektirir. Başvuru öncesinde yapılacak özenli bir hazırlık, kabul şansını önemli ölçüde artırabilir ve sürecin daha sorunsuz ilerlemesini sağlayabilir. İndeks kayıt başvurusu hazırlığında dikkat edilmesi gereken temel hususlar, derginin hem içerik kalitesini hem de operasyonel mükemmelliğini kapsamalıdır.
1. Hedef İndeksin Kriterlerini Detaylı Anlamak:
Her indeksleme kuruluşunun kendine özgü kabul kriterleri, başvuru koşulları ve değerlendirme süreçleri vardır. Başvuru yapmayı düşündüğünüz indeksin (veya indekslerin) web sitesinden en güncel başvuru rehberlerini, değerlendirme kriterlerini ve sıkça sorulan soruları dikkatlice inceleyin. Bu kriterler genellikle şunları içerir:
- Derginin Amacı ve Kapsamı: Derginizin net bir şekilde tanımlanmış bir amacı ve kapsamı olmalı ve bu, hedeflediğiniz indeksin ilgi alanlarıyla örtüşmelidir.
- Yayın Etiği Politikaları: İntihal, çıkar çatışması, yazarlık hakları, veri paylaşımı gibi konularda uluslararası standartlara (örneğin COPE yönergeleri) uygun, açık ve net yayın etiği politikalarınız olmalıdır.
- Editöryal Süreçler ve Hakemlik: Şeffaf, titiz ve adil bir hakem değerlendirme (peer review) süreciniz olmalı. Editör kurulunuzun ve hakemlerinizin uzmanlığı ve çeşitliliği önemlidir.
- Yayın Kalitesi ve Sürekliliği: Düzenli bir yayın periyodunuz (örneğin yılda en az 2-4 sayı) olmalı ve bu periyoda sadık kalmalısınız. Yayınlanan makalelerin bilimsel özgünlüğü, metodolojik sağlamlığı ve alana katkısı yüksek olmalıdır.
- Teknik Standartlar: Dergi web sitesinin profesyonelliği, makalelerin erişilebilirliği (tercihen açık erişim), meta veri kalitesi (başlık, özet, anahtar kelimeler, yazar bilgileri, DOI vb.) ve bazen belirli dosya formatları (örneğin XML) gibi teknik gereksinimler.
- Uluslararasılaşma Düzeyi: Özellikle uluslararası indeksler için editör kurulunda, yazar ve hakem havuzunda uluslararası çeşitlilik aranabilir.
2. Derginin Kapsamlı Bir Öz Değerlendirmesini Yapmak:
Hedef indeksin kriterleri ışığında derginizin mevcut durumunu objektif bir şekilde değerlendirin. Güçlü ve zayıf yönlerinizi belirleyin. Bir kontrol listesi oluşturarak her bir kriteri ne ölçüde karşıladığınızı analiz edin. Bu öz değerlendirme, başvuru öncesinde hangi alanlarda iyileştirme yapmanız gerektiğini netleştirecektir.
3. Gerekli İyileştirmeleri ve Düzenlemeleri Yapmak:
Öz değerlendirme sonucunda tespit ettiğiniz eksiklikleri gidermek için somut adımlar atın:
- Yayın Politikalarını Güncelleyin: Eksik veya belirsiz politikalarınızı netleştirin ve web sitenizde kolayca erişilebilir hale getirin.
- Editör Kurulunu Gözden Geçirin: Gerekirse editör kurulunuzu alanında uzman ve aktif akademisyenlerle güçlendirin, uluslararası üye katılımını artırmaya çalışın.
- Hakemlik Sürecini İyileştirin: Hakem veri tabanınızı genişletin, hakemlere yönelik net yönergeler oluşturun, değerlendirme süreçlerini hızlandırmaya çalışın.
- Web Sitesini Profesyonelleştirin: Dergi web sitenizin kullanıcı dostu, bilgilendirici, güncel ve uluslararası standartlara uygun olduğundan emin olun. Tüm sayılara ve makalelere kolay erişim sağlayın. ISSN, yayıncı bilgileri, editör kurulu, yayın politikaları gibi temel bilgiler açıkça görülebilir olmalıdır.
- Makale Kalitesini Artırın: Yazarlara yönelik daha net makale yazım kuralları belirleyin. Dil ve anlatım kalitesine özen gösterin. Gerekirse profesyonel dil editörlüğü desteği almayı düşünün.
- Meta Veri Standardizasyonu: Tüm makaleler için DOI kullanımını sağlayın. Başlık, özet, anahtar kelime ve yazar bilgilerinin İngilizce (veya indeksin gerektirdiği dilde) ve tutarlı olmasını temin edin.
4. Başvuru İçin Gerekli Belgeleri ve Bilgileri Hazırlamak:
Çoğu indeks, başvuru sırasında çeşitli bilgi ve belgeler talep eder. Bunları önceden eksiksiz ve doğru bir şekilde hazırlayın:
- Derginin tam adı, ISSN (basılı ve elektronik), yayın periyodu, yayıncı bilgileri.
- Derginin amacı, kapsamı ve hedef kitlesi hakkında detaylı bir açıklama.
- Editör kurulu listesi (isimler, unvanlar, kurumlar, e-posta adresleri, uzmanlık alanları, ORCID numaraları).
- Hakem değerlendirme süreci hakkında detaylı bilgi (uygulanan model, hakem sayısı, değerlendirme kriterleri vb.).
- Yayın etiği politikalarınızın tam metni.
- Derginin son birkaç sayısının örnekleri (genellikle PDF formatında veya online erişim linkleri).
- Varsa, derginin daha önce başka indekslerdeki durumu hakkında bilgi.
- Başvuru ücreti gerekiyorsa, ödeme bilgilerini hazır bulundurun.
5. Başvuru Formunu Dikkatle ve Eksiksiz Doldurmak:
Başvuru genellikle online bir form üzerinden yapılır. Formdaki her soruyu dikkatlice okuyun ve istenen bilgileri doğru, net ve eksiksiz bir şekilde girin. Yanlış veya eksik bilgi, başvurunuzun gecikmesine veya reddedilmesine neden olabilir. Derginizin güçlü yönlerini ve indekse neden kabul edilmesi gerektiğini vurgulayan ifadeler kullanmaktan çekinmeyin.
6. Başvuru Öncesi Son Kontroller:
Başvuruyu göndermeden önce tüm bilgileri ve belgeleri bir kez daha gözden geçirin. Mümkünse, başka bir editör veya deneyimli bir meslektaşınızdan başvurunuzu kontrol etmesini isteyin. Dergi web sitesindeki tüm linklerin çalıştığından ve bilgilerin güncel olduğundan emin olun.
7. Sabırlı Olmak ve Süreci Takip Etmek:
İndeks değerlendirme süreçleri zaman alabilir (birkaç aydan bir yıla kadar). Başvurunuzun sonucunu sabırla bekleyin. Bazı indeksler başvuru takip numarası veya online portal üzerinden süreç hakkında bilgi verebilir. Gerekirse, nazik bir dille süreç hakkında bilgi talep edebilirsiniz.
Kayıt başvurusu hazırlığı, derginizin kalitesini artırmak ve uluslararası standartlara uyum sağlamak için önemli bir fırsattır. Bu sürece gösterilecek özen, sadece indekslere kabul şansınızı artırmakla kalmaz, aynı zamanda derginizin genel saygınlığına ve sürdürülebilirliğine de katkıda bulunur.